L’utilizzo dei procedimenti informatici sta coinvolgendo sempre di più la vita di tutti i giorni, toccando ogni aspetto del lavoro, della gestione famigliare e dello svago.

L’informatica può avere una grande utilità, soprattutto dal momento in cui questa sia in grado di semplificare procedure e di ridurre il costo relativo ad alcune attività, come accade per la gestione amministrativa legata a privati e aziende. Infatti, a partire già dal 2005 è stata indicata la necessità di passare alla così detta Dematerializzazione dei Documenti, quel processo attraverso il quale la documentazione cartacea verrà trasformata in digitale, e si cercherà di creare solo più documenti già digitali alla “fonte”. In questo modo si cerca sicuramente di ridurre il carico di lavoro presente sia nella Pubblica Amministrazione si a livello degli uffici privati.

Le norme che regolano la Dematerializzazione

Come si è già indicato, la Dematerializzazione dei documenti è iniziata in modo ufficiale a partire dall’entrata in vigore del Decreto Legislativo 82 del 2005, il così detto Codice dell’Amministrazione Digitale, il quale ha regolato non solo gli aspetti base riferiti alla riduzione dei documenti cartacei, ma anche tutti gli aspetti collaterali e specifici. In esso, quindi, si trovano le indicazioni di tutti i procedimenti che dovranno essere messi in atto per ritrovarsi a svolgere in modo corretto tale dematerializzazione.

Documenti cartacei e digitali

Una grossa novità che venne già specificata nel 2005 riguarda l’equiparazione dei documenti elettronici rispetto a quelli cartacei. Infatti, il documento cartaceo dovrà essere trasformato, tramite scansione, in un documento “virtuale”, ma si dovrà, pian piano, passare alla creazione immediata di file per la gestione della burocrazia. Per consentire tale fondamentale equiparazione, sono stati introdotti sistemi che rendono verificabili le origini di un documento elettronico ed anche le procedure utilizzate per la sua creazione.

Ad esempio, per rendere autentico un documento digitale vi verrà apposta la firma digitale, che oggi ha assoluto valore legale, ma solo nel caso in cui rispetti i dettami previsi dalla legge, come il suo deposito e il controllo relativo alla sua primaria creazione. Quindi, anche a livello probatorio, i documenti analogici e quelli elettronici avranno il medesimo valore, con indubbi vantaggi nel caso in cui, ad esempio, sia necessaria una loro immediata produzione al fine di svolgere accertamenti o per il deposito nel caso di una controversia legale.

Le eccezioni alla Dematerializzazione dei documenti

Le normative successive, come quella del 2013, hanno consentito di perfezionare il sistema di Dematerializzazione dei documenti, arrivando anche ad individuare quei casi nei quali questa non possa essere rispettata completamente.

Infatti, sono presenti alcune eccezioni, che riguardano nello specifico:

• I documenti che potranno essere dematerializzati ma per i quali dovrà comunque esistere una copia cartacea, come i Decreti, i Contratti Pubblici e i Titoli relativi al Debito pubblico;
• I documenti che richiedono ancora la forma scritta analogica, come gli atti giudiziari e quelli notarili (ad esempio l’atto di compravendita di una casa);

Al di fuori di questi casi, la Dematerializzazione dei Documenti consentirà non solo la loro digitalizzazione, ma anche la distruzione delle copie cartacee presenti ancora negli archivi.

Il ruolo del Responsabile della Conservazione

Nel processo della Dematerializzazione dei Documenti un ruolo centrale è sicuramente ricoperto dal Responsabile della conservazione, un soggetto che dovrà essere specificamente individuato e che dovrà svolgere alcune mansioni. In particolare, esso si dovrà occupare di presiedere al procedimento di creazione e di archiviazione dei documenti, dovendo anche assicurare la bontà di tale processo, senza tralasciarne alcuna fase.

Esso si occuperà anche di controllare che i documenti che vengano archiviati siano autentici e autenticati e che questi rispettino i dettami di legge, come le disposizioni relative alla produzione ed alla distribuzione dei documenti stessi.

Come si crea un documento digitale

Nella Dematerializzazione dei documenti sarà necessario avere ben presenti i passaggi che possono portare alla effettiva creazione di un documento digitale, il quale potrà già nascere come tale  o essere digitalizzato in un secondo momento.

Sono indicati come documenti digitali:

• Tutti quei file che sostituiscono una documentazione cartacea e che siano autenticati con un’apposita firma;
• I documenti acquisiti tramite l’utilizzo di strumenti informatici e successivamente salvati su un apposito supporto;
• Le registrazioni informatiche legate a transazioni e procedure (come la tracciatura di un pagamento, ad esempio);
• Le cartelle contenenti documenti realizzati con sistemi diversi e che siano stati uniformati in modo da rispettare le disposizioni di legge;

Solo seguendo queste indicazioni sarà possibile avere a disposizione dei documenti digitali che non solo ridurranno la burocrazia, ma consentiranno anche di non avere problemi in futuro.